Получите консультацию прямо сейчас:

>> ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО <<

Мы ответим на все Ваши вопросы!

Опись архивных документов по гостам

Опись архивных документов по гостам

Техническая библиотека гостов, стандартов, правил, нормативов. Все для информационного обеспечения технической службы Вашей организации. Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему - ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Составляем опись дел

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве.

Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой. Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела. Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика.

Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд. Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы. Таким образом, если в деле примерно листов, то лучше сделать два тома по листов, а не и Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами , подлежат следующие дела:. Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:.

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке. Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать.

Правила ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений составляется внутренняя опись документов дела.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.

Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word Пример 1. Лист-заверитель составляется к каждому тому дела.

Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем.

Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое. Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды.

Длина нити на стандартный том — примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем — уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно — все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот пробит, просверлен аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку. В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи Пример 3.

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится.

Меньше всего подходят для этого клей-карандаш обложка отклеится уже через пару часов и канцелярский клей слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет. Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно. В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой рис. В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж рис.

Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. В Государственной Думе решили защитить права тех, кто работает удаленно.

Оплатить налоги теперь можно за себя или третье лицо, а также находясь за границей. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Обратите внимание Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Обратите внимание Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Узнать больше: Формируем и храним дела с перепиской организации Составляем опись дел Оперативное хранение документов. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов.

Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Может ли работодатель добавить обязанностей работнику без его согласия? Раздел Трудового кодекса о дистанционных работниках перепишут. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности. Документ и его регистрационные данные. Номер листа дела тома.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Переплет архивных документов

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов. В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации. В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета.

Приложение 8 изменено с 10 февраля г. Опись электронных документов информации , предоставленных кредитной организацией. В целях визуализации всех символов хэш-кода он преобразуется в шестнадцатеричную систему счисления. Для каждого электронного документа информации указываются его номер по порядку в таблице , состав соответствующих ему файлов с указанием имени и типа каждого файла или имя и тип архивного файла, содержащего данные файлы, а также хэш-код для каждого указанного файла, полученный в результате вычисления хэш-функции, реализованной в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р

2.Правила составления архивной описи

Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов. Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием. Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый гост. Признаки, определяющие значимость происхождения, 7. Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов. Электронный текст документа подготовлен ЗАО скачать гост и сверен по: Установление соответствия фактического наличия количества прошивок хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

Опись архивных документов по гостам

2.Правила составления архивной описи

Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий. Сборник предназначен для нормирования труда работников, объединенных ведомственных и межведомственных архивов, независимо от их подчиненности. Укрупненные нормы времени разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива под методическим руководством Центрального бюро нормативов по труду при участии архивных учреждений Российской Федерации и стран - участниц СНГ. Сборник содержит нормы времени на следующие виды работ: комплектование архива документами учреждений; учет документов архива; обеспечение сохранности документов архива; научно-техническая обработка документов; использование документов архива; методическое руководство и контроль за постановкой документационного обеспечения управления в учреждениях; методическое и организационное обеспечение работы архива; техническое оформление работ.

В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия. Вся информация по учету документации в архиве будет.

Активировать демодоступ. Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Опись архивных документов по гостам

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном по состоянию на 1 января текущего года информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра замены или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет gost. Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи. Гост Машины вычислительные и системы обработки данных. Ленты магнитные шириной 12,7 мм с записью. Структура и разметка файлов. ГОСТ Системы обработки информации.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Архивная опись: образец и правила составления

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее. Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт положение или инструкцию по ведению ЛД , в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:.

АРХИВНАЯ ОПИСЬ — согласно ГОСТ Р –98 «Делопроизводство и АРХИВНАЯ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

Прошивка документов по гост р 7.0.8-2013

Шаблон для оформления и стандартизации ссылок на архивные источники : материалы, хранящиеся в государственных, ведомственных и прочих архивах. Ниже в скобках указано, вместе с какими полями чаще всего заполняется поле того или иного параметра:. Открытка и табель-календарь на г.

Шаблон:АрхИ

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.

Как известно, одним из требований к оформлению архивных дел длительного и постоянного сроков хранения является переплет.

В ведомственном архиве на основе описей дел структурных подразделений и общественных организаций см. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей ведомственного архива является составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива. Составление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".

Опись архивных документов по гостам

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

Основные понятия, термины и определения более ! Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:. Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. В новом ГОСТе дано больше образцов бланков документов , расширены реквизиты например, добавлена информация об электронной цифровой подписи. Использование ГОСТа — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и усовершенствовать документооборот организации. Однако этот термин может быть применен и к определенной совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку, сданных в архив и образующих единицу хранения. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

.

Комментариев: 8
  1. Лилиана

    Забавная информация

  2. Рогнеда

    Браво, эта мысль придется как раз кстати

  3. weddhocu

    Между нами говоря, по-моему, это очевидно. Рекомендую Вам поискать в google.com

  4. kaniciphi1982

    Какие слова... супер, великолепная мысль

  5. comppufftel

    Как говорится.. Не дать не взять, зачётная статья!

  6. freewnelda

    Не плохо!!!!

  7. Ростислава

    Слезами горе не измеришь.

  8. Ева

    Конечно. Всё выше сказанное правда. Можем пообщаться на эту тему.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  2018 © https://majorpapa.ru